Program vs Minúty
Program a zápisnica sú dve najdôležitejšie zložky stretnutia. Osoba, ktorá organizuje stretnutie, má na mysli veľa vecí, napríklad plán, časovanie, miesto konania, hostia, plán schôdzky atď. Je preto nevyhnutné uvedomiť si rozdiely medzi programami a zápisnicami.
Agenda
Program je slovo, ktoré sa používa na popísanie harmonogramu alebo programu stretnutia. Je to zoznam vecí, ktoré je potrebné urobiť alebo o ktorých sa počas stretnutia musí diskutovať. Každé formálne stretnutie, ktoré sa zorganizuje, si vyžaduje vytvorenie programu. Existuje postupnosť, v ktorej sa body preberajú a diskutujú počas schôdze, a program schôdze jasne uvádza túto postupnosť. Tento program je šírený medzi hosťami v dostatočnom predstihu pred skutočným príchodom na miesto konania v čase stretnutia, aby sa mohli oboznámiť s témami, o ktorých sa bude počas stretnutia diskutovať. Ďalším cieľom programu je zabezpečiť, aby sa účastníci zodpovedajúcim spôsobom pripravovali a aby neboli zaskočení.
Zápisnice
Zápisnica je termín, ktorý sa používa na označenie úradného záznamu z rokovania počas formálneho stretnutia. Táto zápisnica slúži ako záznam toho, čo sa stalo počas schôdzky, ako aj na pripomenutie ľuďom po nejakom čase, ak zabudnú. Táto zápisnica je užitočná aj pre všetkých, ktorí sa nemôžu schôdze zúčastniť, pretože spoznávajú všetko, čo sa počas schôdzky stalo. Zápisnica obsahuje názov miesta konania, dátum a čas konania schôdze a zoznam všetkých osôb, ktoré sa schôdzky zúčastnili. Táto zápisnica obsahuje aj meno osoby, ktorá túto zápisnicu vyhotovila.
Aký je rozdiel medzi programom a zápisnicou?
• Program je harmonogram stretnutia a informuje o postupnosti udalostí počas stretnutia, aby sa hostia mohli pripraviť vopred.
• Zápisnica sa vzťahuje na úradný záznam z rokovania formálneho stretnutia. Zápis je dôležitý na pripomenutie toho, čo sa stalo počas schôdzky v budúcnosti, ak ľudia zabudnú.
