Dvojitý vstup vs Jeden vstup
Účtovný systém možno definovať ako organizovaný súbor príručiek, účtovných metód, postupov a kontrolných mechanizmov určených na zhromažďovanie, zaznamenávanie, klasifikáciu, sumarizáciu, interpretáciu, včasné a presné predkladanie rozhodnutí. Účtovníctvo je proces, v ktorom sú finančné záznamy o podniku vedené dobre organizované a aktuálne. Existujú dva systémy vedenia účtovníctva alebo zaznamenávania transakcií, jeden je systém podvojného účtovníctva a druhý je systém jednoduchého účtovníctva. Kvôli niektorým závažným nedostatkom metódy jednoduchého vstupu a vynikajúcim vlastnostiam systému podvojného vstupu sa metódy jednoduchého vstupu vzdali a systém podvojného vstupu sa široko používa po celom svete. Všeobecne uznávané účtovné orgány a renomovaní účtovnícki odborníci ďalej propagovali systém podvojného účtovníctva pred systémom jednoduchého účtovníctva.
Jeden vstup
Systém jednoduchého vstupu zaznamenáva pre danú transakciu iba jeden záznam, buď debetný alebo kreditný. Napríklad ak niekomu vyplatíte hotovosť, bude pripísaná buď hotovosť, alebo z účtu dlžníka. Systém jednoduchého vstupu pripomína skôr šekový register. Nesleduje účty aktív a pasív, takže tento systém môže do určitej miery uľahčiť výpočet čistého príjmu, ale nie prihliadať na súčasnú finančnú situáciu účtovnej jednotky. Tento systém môže byť vhodný pre malé podniky, ako je živnostník, pre ktoré sú právne požiadavky a šance na podvody minimálne alebo veľmi malé.
Dvojitý vstup
V systéme podvojného účtovníctva má každý jeden debetný záznam zodpovedajúci kreditný záznam a každý jeden kreditný záznam má zodpovedajúci debetný záznam; to znamená, že každý záznam má opačný záznam. Pretože má pre jednu transakciu dva protiklady, aritmetickú presnosť je možné ľahko skontrolovať prípravou skúšobnej váhy. Podľa účtovných štandardov sa odporúča, aby sa všetky spoločnosti (verejné alebo súkromné, kótované alebo neregistrované) a partnerstvá riadili podvojným účtovníctvom. Organizácia je povinná na účely výpočtu dane pripraviť a odoslať konečnú účtovnú závierku daňovým oddeleniam pomocou systému podvojného účtovníctva.
Aký je rozdiel medzi dvojitým a jednoduchým vstupom?
• V systéme s jednoduchým vstupom bude iba jeden záznam, zatiaľ čo v systéme s dvojitým vstupom sú pre každú transakciu potrebné dva záznamy.
• Jeden zápis je neúplný záznam, zatiaľ čo podvojný zápis je úplný záznam o vedení účtovníctva.
• Systém podvojného účtovníctva je zložitejší a časovo náročnejší ako systém jednoduchého účtovníctva.
• Hotovosť a bankové transakcie sa zaznamenávajú v rovnakom stĺpci v systéme jedného vstupu, zatiaľ čo obidve sa osobitne zaznamenávajú v protistrane.
• Spôsoby identifikácie chýb sú v systéme jednoduchého vstupu oveľa menšie, avšak v systéme podvojného vstupu je možné niektoré chyby identifikovať krížovou kontrolou jedného záznamu so zodpovedajúcim opačným záznamom.
• Skúšobnú váhu je možné pripraviť na aritmetickú presnosť v systéme podvojného účtovníctva, ale v systéme s jednoduchým zápisom to nie je možné.
• Všetky debetné a kreditné položky sa zaznamenávajú v rovnakom stĺpci.
• Konečné účty je možné pripraviť veľmi ľahko v systéme podvojného účtovníctva, to však v systéme s jednoduchým vstupom nie je možné.
• Existuje povinná požiadavka na použitie systému podvojného účtovníctva, nie však na systém jednoduchého účtovníctva.
