Krátka správa vs. dlhá správa
Písanie správy v podnikaní je nevyhnutnosťou a niekedy sa vyžaduje, aby ste ako obchodný manažér napísali podrobnú správu, a tiež chvíle, keď potrebujete stručne podať stručné informácie. Sú známe ako krátke správy a dlhé správy, a hoci môžu obsahovať podobné informácie, existujú rozdiely vo formáte, štýle, hĺbke a samozrejme aj dĺžke. Pozrime sa bližšie na tieto dva typy správ.
Cieľ každej správy, či už dlhej alebo krátkej, je jasný, aby boli ľahko pochopiteľné informácie, ktoré sa majú zaslať ďalej. Písanie správy je zručnosť, ktorá je nevyhnutnosťou pre všetkých profesionálnych manažérov. Je potrebné chápať, že správa obsahuje fakty a čísla, a nemusí sa usilovať o argument, ktorý je prípadom eseje. Žiadny čitateľ nemá večnosť čítať správu s ľahkosťou, a preto musí každá správa, či už dlhá alebo krátka, použiť krátke a výstižné odseky s nadpismi a podnadpismi a zdôrazniť dôležité body.
Krátka správa sa nazýva aj neformálna správa, zatiaľ čo dlhá správa sa niekedy označuje ako formálna správa. Krátka správa často nie je ničím iným ako jednou stránkou vyhlásenia, ktorá obsahuje fakty a čísla tým najstručnejším spôsobom. Krátka správa je ako memorandum a nepotrebuje krytie. Tento štýl správy je často neformálny a uvoľnený. Štýl písania zahŕňa použitie prvej osoby ako ja a my v ostrom kontraste s dlhou správou, kde sa používajú celé mená ľudí.
Dlhá správa má vždy názov, úvod, text a záver. Je to vždy viac ako jedna stránka. Niekedy obsahuje sprievodný list, ktorý uvádza všetky podrobnosti, ktoré sú obsiahnuté v dlhej správe. Na konci dlhej správy sa nachádza bibliografia a príloha. Je bežné nechať si vytlačiť dlhú správu a zviazať ju pevným obalom. Tón v dlhej správe je zdržanlivý a temný na rozdiel od krátkeho listu.
