Kľúčový rozdiel - sekretár vs. recepčný
Sekretárka a recepčná sú dva dôležité posty v každej organizácii, medzi ktorými možno zdôrazniť určité rozdiely. Tieto dva pracovné miesta majú odlišné úlohy, funkcie a povinnosti, ktoré sú v rozpore s populárnou mylnou predstavou, že ide o jednu a tú istú prácu. Zatiaľ čo sekretárka je viac osobný asistent alebo administratívny asistent, recepčný je prvá osoba, s ktorou sa človek stretne pri vstupe do organizácie. Pozrime sa, aký je rozdiel medzi funkciami sekretárky a recepčnej.
Kto je tajomník?
Podľa Oxfordského anglického slovníka je sekretár administratívnym úradníkom v organizácii, ktorý sa zamestnáva písaním listov, vedením záznamov atď. Funkcie sekretára sa líšia v závislosti od veľkosti organizácie. Zatiaľ čo v malej spoločnosti bude možno musieť plniť dvojité povinnosti recepčného a sekretára, vo veľkých organizáciách je to osoba, ktorá organizuje harmonogram svojho šéfa, prijíma a odpovedá na všetky maily, objednáva zásoby, plánuje schôdzky so svojím šéfom, píše dôležité listy a tak ďalej.
Sekretár musí mať strednú školu alebo rovnocenný diplom a musí mať rýchle zručnosti v písaní. Mnoho spoločností uprednostňuje najímanie osôb, ktoré majú ďalšie osvedčenie o schopnostiach sekretárky. Poďme teraz k pochopeniu rolí recepčného, aby sme získali jasnú predstavu o rozdiele medzi týmito dvoma.
Kto je recepčný?
Recepčný je zvyčajne povinný pozdraviť ľudí na recepcii a nasmerovať ich na rôzne oddelenia v závislosti od ich požiadaviek. Je tiež osobou, ktorá sa musí starať o prichádzajúce hovory a odpovedať na otázky, ako aj počúvať sťažnosti. Ľudia túžiaci po stretnutí s dôležitou osobou v organizácii sa s touto osobou musia stretnúť, aby získali dátum a čas stretnutia.
Keď telefonujete do ktorejkoľvek spoločnosti, obvykle počujete hlas recepčného. Recepčný musí venovať pozornosť všetkým návštevníkom a musí mať príjemnú osobnosť, pomocný prístup a sladký hlas, aby na nich urobil dojem. Musí mať telefonickú etiketu, aby mohla s maximálnou efektívnosťou vybavovať všetky obchodné otázky a z príležitostných otázok urobiť skutočných zákazníkov.
Je teda zrejmé, že existujú veľké rozdiely v úlohách, povinnostiach a funkciách sekretára a recepčného.
Aký je rozdiel medzi sekretárom a recepčným?
Definície tajomníka a recepčného:
Tajomník: Administratívny úradník v organizácii, ktorý je zamestnaný písaním listov, vedením záznamov atď.
Recepčný: Osoba, ktorá pozdraví návštevníkov kancelárie a zaobchádza s nimi.
Charakteristika tajomníka a recepčného:
Povinnosti:
Sekretárka: Sekretárka organizuje rozvrhnutie svojho šéfa, prijíma a odpovedá na všetky maily, objednáva zásoby, plánuje schôdzky so šéfom, píše dôležité listy atď.
Recepčný: Recepčný pozdraví ľudí na recepcii a nasmeruje ich na rôzne oddelenia v závislosti od ich požiadaviek. Musí sa tiež starať o prichádzajúce hovory, odpovedať na otázky a tiež počúvať sťažnosti.
Požiadavky:
Tajomník: Je potrebné osvedčenie o sekretárskych zručnostiach.
Recepčný: Špeciálna zručnosť sa nevyžaduje; jednotlivec však musí mať príjemnú osobnosť, pomáhajúci prístup a sladký hlas. Mala by byť tiež efektívna vo svojej práci.
Obrázok so súhlasom:
1. 32B Tajomník pokladník [Public domain], prostredníctvom Wikimedia Commons
2. „Recepční“od Evana Bencha z Paríža, Francúzsko - recepcia. [CC BY 2.0] cez Wikimedia Commons
